Tillfälliga riktlinjer för användning av lokaler överst i Forum Medicum

Av agata [dot] garpenlind [at] med [dot] lu [dot] se (Agata Garpenlind) - publicerad 15 augusti 2023

Utsikt från hus över himmel och moln. Foto. — På topp. Foto: Agata Garpenlind

För att kunna hantera inkomna bokningsönskemål på ett enhetligt sätt har riktlinjer för användning av lokalerna på plan 16 fastställts.

På plan 16 i BMC hus E finns tillgång till nybyggda representationslokaler i form av ett seminarierum med tillhörande lounge och terrass. Intentionen med bygget av lokalerna var att skapa ytterligare ytor för representation inom BMC- komplexet.

Bokningsönskemål avseende de nya lokalerna har redan börjat flöda in för höstterminen 2023. Flera av bokningsönskemålen uppfyllde inte kraven på att lokalerna ska användas för representativa syften, och i flera fall avsåg bokningarna fler personer än lokalerna är dimensionerade för.

Tillfälliga riktlinjer

Seminarierummet på BMC E16 rymmer maximalt 50 personer i biosittning eller 40 personer i skolsittning eftersom utrymningskrav och ventilation begränsar antalet personer som kan vistas i lokalen.
Lokalerna på BMC E16 ska primärt användas för intern och extern representation såsom exempelvis för ledning, nämnder och kommittéer.
Disputationer ska hänvisas till salarna Belfrage, Segerfalk och Fernström. Disputationer med färre än 40 deltagande personer kan även bokas in i mötescentrum, BMC E11.
Undervisning och liknande avseende forskarutbildningen ska hänvisas till Belfrage- och Segerfalksalen, till mötescentrum eller till grundutbildningens lokaler.
BMC E16 får användas för forskningsseminarier med inbjudna externa gäster så länge inte tillåtet antal personer i lokalerna överstigs.
Bokningsönskemål som inte godkänns ska erbjudas alternativa lokaler som i möjligaste mån ska motsvara bokarens behov.
Grundmöbleringen i seminarierummet på BMC E16 ska vara skolsittning. Beställning av ommöblering eller byte av möbler ska göras via Med-service.
Bara ett arrangemang åt gången ska förekomma på BMC E16 för att inte riskera att arrangemangen stör varandra.
I enlighet med debitering för användning av Belfragesalen ska varje bokningstillfälle debiteras 1000 SEK.
Servering av alkohol på BMC E16 ska beställas via cateringföretag som har eget serveringstillstånd. Medhavd alkohol får inte förekomma.
En period om en timme ska reserveras mellan varje bokning för att möjliggöra tömning, städning och ommöblering av lokalerna.