Alla som idag har en Lupin-behörighet kommer automatiskt att få en basanvändarbehörighet, så att man kan beställa varor, granska sina fakturor, och om man är attestant, även attestera fakturor och beställningar. Vissa kan istället få en supportbehörighet, och kan då även stötta andra på olika sätt i Lupin. En sådan behörighet kommer att behöva godkännas av närmaste chef. Mer information om detta kommer att gå ut via ekonomifunktionen.
En konsekvens av omläggningen är att alla användare kommer att få tillgång till alla aktiviteter och leveransadresser på hela universitetet. Det finns fördelar med detta, då dagens Lupin-grupper försvårar möjligheten att enkelt hantera fakturor på ett annat kostnadsställe än ens eget, till exempel vid delegering till en kollega under semestertider. Risken för felkonteringar ökar dock också, och det är viktigt att attesterande chef kontrollerar att det verkligen är en kostnad som ska belasta den aktuella verksamheten.
Lägg upp favoriter för att förenkla din fakturahantering
För att underlätta vid kontering av fakturor och beställningar finns möjligheten att lägga upp ”favoriter” samt en förvald aktivitet eller leveransadress. Ett förval kommer automatiskt upp i konteringen/leveransadressen, och övriga favoriter hamnar längst upp i listan före alla andra icke-favoritmärkta aktiviteter/adresser.
Det är en fördel att lägga upp dessa favoriter redan innan den 9 maj bland de aktiviteter och adresser man har i nuläget, eftersom dessa favoriter kommer att läsas över till det nya systemet. När förändringen sker, har man alltså redan en behändig kort-lista överst, och man slipper leta upp dem bland universitetets samtliga kostnadsställen.
Några tips för hur man letar efter ”rätt” aktivitet i framtiden, samt hur man lägger upp favoriter finns i den här presentationen.