För snart ett år sedan lämnade Akademiska Hus över nycklarna till Forum Medicum. Under det tre år långa bygget pågick inom fakulteten en större organisationsförändring kopplat till byggprojektet. Tre enheter – BMC-, CRC,- och HSC-service – skulle bli en: Med-service, med uppdrag att förvalta och serva fakultetens samtliga sajter.
Att utveckla en ny serviceorganisation och ta över driften av Forum Medicum visade sig vara en större utmaning än vad Med-service enhetschef Hugh Connell räknat med.
– Det har varit en utmaning! Vi är en ny enhet med 32 medarbetare som i och med Forum Medicum ansvarar för förvaltning och servicebetjäning av 100 000 m2, med 3000 studenter och 1800 medarbetare utspridda över tre geografiska sajter, säger Hugh Connell.
Trots att Med-service är en liten enhet menar Hugh Connell att man ändå har förmågan att klara uppdraget att serva hela fakulteten, men att man har en del justeringar kvar att genomföra inom organisationen.
– Det kommer ta något år till innan den nya organisationen har satt sig. Det är en tuff utmaning att både utveckla och driva en verksamhet samtidigt, menar Hugh Connell.
Det finns med andra ord utmaningar kvar att lösa.
– Vi jobbar på att förbättra våra kommunikationskanaler genom att till exempel skapa en så kallad single-point of contact (ett nytt ärendehanteringssystem, Service Now, sjösätts till hösten 2024). Vi behöver också bli bättre på återkoppling i ärenden: att inte avsluta ärenden utan att meddela brukaren om vad som gjorts. Det finns fortfarande en del områden med stor utvecklingspotential som vi kommer att ägna oss åt att förbättra, säger Hugh Connell.
Finns det något som du är speciellt stolt över, där ni lyckats bra?
– Trots omvärldsläget de senaste åren, sammanslagningen av tre serviceenheter och driftsättningen av Forum Medicum, har vi varit hyfsat bra på att hålla servicekostnaderna stabila. Priserna har inte gått ner för brukarna men de har inte heller gått upp efter sammanslagningen trots omvärldsläget och inflationen, förklarar Hugh Connell.
Tillsammans med de tre avdelningscheferna Johanna Ahl (enhetsstöd) Mariana Johansson (fastighet och säkerhet) och Joel Johansson (teknik och service) arbetar Hugh Connell med att förbättra Med-service verksamhet. Fokus just nu ligger på ökad tydlighet kring våra tjänster.
– Vi har nu tjänstebeskrivningar för våra tre vanligaste tjänster på plats: inreda och möblera lokaler, sköta och ta hand om fastigheter, lokaler och utemiljöer samt utrusta lokaler. Syftet med tydliga tjänstebeskrivningar är att göra det enklare både för de som beställer och de som ska utföra tjänsterna.
Parallellt med inventeringen och paketeringen av Med-service tjänstebeskrivningar arbetas det bland annat på att effektivisera frysförvaringen och passerkortsystemet.
Till sist – har du något medskick till medarbetare på fakulteten?
– Vi är tacksamma för ert tålamod – vi jobbar på så snabbt det går men är ibland beroende av underleverantörer och leveranstider för att kunna slutföra beställningar och uppdrag. Vårt mål är att alltid göra det bästa för att hjälpa er, avslutar Hugh Connell.